Cara Menggunakan MAIL MERGE

Pertama. Penjelasan

Teman-teman, bacaan berikut hanyalah sebuah ilustrasi atau cerita belaka.

Saya membuat artikel ini karena prihatin pada rekan kantor saya yang mengurusi

masalah administrasi seperti membuat surat dan menyebarkan undangan ke mana-mana.

Ternyata dalam membuat undangan, dia masih menggunakan satu template yang sama,

lalu di-copy paste ke banyak halaman, lalu di-edit satu-satu (hehe...sorry ya, gue ga

sebutin nama loh : P). Cara ini sih bagus, kalau dokumen yang diubah sedikit, misalnya

sekitar 3-5 lembar. Dulu pun saya begitu. Tapi kalau banyak? Modar juga :P. Saya

pernah mengalami harus mencetak kupon door prize sebanyak 1500 lembar (3 rim loh).

Kupon door prize, artinya semua nomor dalam tiap kupon tidak boleh sama. Mau edit

satu-satu?

Teman-teman, dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan,

yaitu:

a.  Document Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan. Selama

ini saya baru mencoba dengan MS Word dan MS Publisher. Saya belum mencoba untuk

software lainnya.

b.  Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam document template. Data source

bisa dari berbagai macam sumber, bisa data dari file Excel, bisa juga data dari fitur mail

merge itu sendiri.

Saya anjurkan sebaiknya teman-teman menyiapkan data sourcenya terlebih dahulu baru

membuat document templatenya.  Yuuk kita mulai….